各二级学院：
为进一步做好2013届毕业生档案工作，根据《安徽新华学院学生档案管理办法》,现将有关事项通知如下：
（一）档案领取
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各二级学院毕业班辅导员自即日起至2013年6月9日，到学生处档案室领取毕业生档案。领取档案时，辅导员需提供所带班级学生入学时的原始名单，即《安徽新华学院09级本科生10级专科生档案交接表》（见附表一）一式两份，如有退学、休学、留级、入伍、升学等档案已领的情况，需在备注栏中注明“退学/休学/留级/入伍/升学已领”字样。
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各二级学院负责秘书根据毕业生人数到学生处领取档案封条和邮寄信封，时间另行通知。
（二）档案封装
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档案整理：辅导员将档案材料补充完整、装袋。档案必备材料有：高招录取档案、军训鉴定表、入学体检表、毕业生体检表（学生处提供）、高校毕业生登记表（教务处提供）、学籍大表（教务处提供）、报到证白联（招就办提供）、学位申请表等材料。
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盖章密封：各个二级学院负责秘书统计好需要密封档案数及缓封档案数，档案材料整理完成后，尽快联系学生处汪丽君老师封档，学生处将以学院为单位对各个二级学院进行档案密封，7月6日截止，逾期不再封档。
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信息填写：档案封面信息必须填写、务必完善、真实、准确，如因信息填写问题导致学生档案出现任何状况，一切后果由经办人负责。
(三)档案转递
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毕业生档案由二级学院自行邮寄，各二级学院至少提前两天以学院为单位将《安徽新华学院毕业生档案邮寄明细表》（见附表二）电子表提供给学校协议邮寄单位（待定）。邮寄费用凭“邮寄回执单”由学校统一结算。
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《安徽新华学院毕业生档案邮寄明细表》要求必须以样表格式发送给邮寄单位，填写各项内容必须准确、真实，尤其是继续升学学生档案邮寄地址务必填写准确。各学院邮寄档案时，学生处将对邮寄信息进行抽查，如因信息填写问题造成的一切后果由经办人负责。
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自带档案学生，须由本人提出书面申请，经二级学院审批同意，由学生本人在《2013届毕业生档案去向汇总表》（见附表三）上签字后方可自带。学生领取档案时，辅导员务必告知学生，档案不得私自拆封，若发生档案丢失、拆封、损坏等情况，一切后果由学生本人负责。
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现场托管学生，必须在《2013届毕业生档案去向汇总表》上签字，并在备注中注明托管单位。
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暂存学校的档案，须由辅导员在《2013届毕业生档案去向汇总表》备注中注明暂存原因，要求学生本人签字确认。
（四）后续工作
各二级学院邮寄档案后，需完成以下几项事宜：
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将毕业生档案邮寄、自带、暂存情况录入《2013届毕业生档案去向汇总表》并将电子稿发至学生处汪丽君OA，纸质稿按班级顺序整理成册，由二级学院暂存。
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将暂存档案整理成捆并附《安徽新华学院2013届毕业生档案暂存名单》（见附表四），电子稿发至学生处汪丽君OA。
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9月30日之前将暂存档案、纸质《2013届毕业生档案去向汇总表》、邮寄单等一并交学生处统一保管。
（五）注意事项
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原则上学生档案必须由本人领取，因特殊原因需要代领的，代领人需提供以下材料：档案代领委托书，委托人身份证复印件，代领人身份证复印件。
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正常毕业需暂存档案的，学生本人须向学生处递交书面申请，经批准后，学校可免费为其保管两年，到期未领取，档案丢失，责任自负。
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各二级学院务必做好档案交接手续（包括：《2013届毕业生档案去向汇总表》，《安徽新华学院档案邮寄明细表》（邮寄时需提供给邮寄单位），《安徽新华学院2013届毕业生档案暂存名单》，邮寄回执单，委托书及证件复印件等材料）。
附表一：《安徽新华学院09级本科生10级专科学生档案交接表》（只需纸质）
附表二：《安徽新华学院档案邮寄明细表》（需要纸质和电子档）
附表三：《2013届毕业生档案去向汇总表》（需纸质和电子档）
附表四：《安徽新华学院2013届毕业生档案暂存名单》（需纸质和电子档）
学生工作处
二〇一三年六月四日
